Trong thời đại thông tin bùng nổ và cuộc sống ngày càng trở nên bận rộn, việc quản lý thời gian hiệu quả đã trở thành một thách thức lớn đối với nhiều người. Chúng ta thường cảm thấy bị cuốn vào vòng xoáy công việc, gia đình và các mối quan hệ xã hội, dẫn đến tình trạng căng thẳng, stress và không đạt được những mục tiêu đề ra.
Thuật ngữ “quản lý thời gian” thực chất là một cách gọi sai. Bạn không thể quản lý thời gian, mà là quản lý các sự kiện trong cuộc sống của mình liên quan đến thời gian. Mỗi ngày, chúng ta chỉ có 24 giờ, 1440 phút hoặc 86400 giây. Cách sử dụng thời gian đó phụ thuộc vào các kỹ năng học được thông qua tự phân tích, lập kế hoạch, đánh giá và tự kiểm soát.
Tìm ra một chiến lược quản lý thời gian phù hợp nhất với bạn phụ thuộc vào tính cách, khả năng tự thúc đẩy và mức độ tự kỷ luật của bạn. Bằng cách kết hợp một số hoặc tất cả 10 chiến lược dưới đây, bạn có thể quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn.
Mục lục
Cách quản lý thời gian hiệu quả
Biết cách bạn sử dụng thời gian
Hiểu rõ cách bạn sử dụng thời gian là bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả. Một cách đơn giản nhưng hiệu quả là ghi chép lại những gì bạn làm trong khoảng thời gian 15 phút mỗi ngày, duy trì liên tục trong một hoặc hai tuần. Sau đó, hãy đánh giá kết quả:
Bạn có hoàn thành được tất cả những việc cần làm không?
Nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian nhất?
Bạn thường làm việc hiệu quả nhất vào thời điểm nào trong ngày?
Thời gian của bạn chủ yếu dành cho việc gì (công việc, gia đình, cá nhân, giải trí)?
Việc xác định những nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian nhất và đánh giá xem liệu bạn có đang dành thời gian cho những hoạt động quan trọng hay không sẽ giúp bạn lên kế hoạch hành động cụ thể. Hiểu rõ thời gian cần thiết cho các công việc thường nhật giúp bạn thực tế hơn trong việc lên kế hoạch và ước lượng thời gian cho những hoạt động khác. Hiện nay, có nhiều ứng dụng hỗ trợ việc theo dõi thời gian, bạn có thể tìm hiểu thêm ở Chiến lược 3.
>>> Đọc ngay: 12 BÍ QUYẾT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT
Đặt mục tiêu ưu tiên
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phân biệt rõ giữa những việc quan trọng và những việc cấp bách. Các chuyên gia đồng ý rằng những nhiệm vụ quan trọng thường không phải là những nhiệm vụ cấp bách nhất. Tuy nhiên, chúng ta thường để các công việc cấp bách chiếm ưu thế trong cuộc sống của mình. Covey và các cộng sự đã phân loại các hoạt động thành bốn nhóm trong Ma trận Quản lý Thời gian: cấp bách, không cấp bách, quan trọng và không quan trọng.
Trong khi những hoạt động vừa cấp bách vừa quan trọng cần được ưu tiên thực hiện, Covey gợi ý rằng bạn nên giảm thời gian cho những hoạt động không quan trọng (dù có cấp bách hay không) để có thêm thời gian cho những hoạt động quan trọng nhưng không cấp bách. Tập trung vào những việc quan trọng này sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn và có thể giảm bớt số lượng công việc quan trọng trở nên cấp bách.
Tạo danh sách “việc cần làm” là một cách đơn giản để sắp xếp ưu tiên. Tùy vào lối sống của bạn, danh sách này có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không bị cuốn vào việc tạo danh sách quá mức.
Hãy liệt kê những nhiệm vụ có thể hoàn thành thay vì những mục tiêu hay kế hoạch nhiều bước. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách. Mục tiêu không phải là hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhất, mà là hoàn thành những nhiệm vụ có độ ưu tiên cao nhất. Danh sách “việc cần làm” được sắp xếp thứ tự giúp bạn đặt ra ranh giới rõ ràng để có thể nói”"không"”với những hoạt động thú vị hoặc mang lại cảm giác hoàn thành nhưng không phù hợp với mục tiêu cơ bản của bạn.
>>> Xem ngay: MỤC TIÊU SMART LÀ GÌ? CÁCH THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART
Sử dụng công cụ lập kế hoạch
Các chuyên gia quản lý thời gian khuyên bạn nên sử dụng công cụ lập kế hoạch cá nhân để cải thiện năng suất làm việc. Các công cụ lập kế hoạch cá nhân có thể bao gồm lịch ghi chép, ứng dụng trên điện thoại, bảng treo tường, thẻ ghi chú, sổ tay bỏ túi và sổ ghi chép.
Việc viết ra các nhiệm vụ, lịch trình và những điều cần nhớ sẽ giúp bạn giải phóng tâm trí để tập trung vào các ưu tiên. Đối với những người học bằng cách nghe, việc ghi âm lại ý tưởng có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Quan trọng là tìm ra công cụ lập kế hoạch phù hợp với bạn và sử dụng nó đều đặn.
Khi sử dụng công cụ lập kế hoạch:
Luôn ghi lại thông tin trực tiếp trên công cụ đó. Ghi chú ở nơi khác rồi chuyển sau sẽ gây lãng phí thời gian và không hiệu quả.
Xem lại công cụ lập kế hoạch hàng ngày.
Giữ một danh sách các ưu tiên trong công cụ lập kế hoạch và thường xuyên tham khảo nó.
Đồng bộ các công cụ lập kế hoạch. Nếu bạn sử dụng nhiều hơn một công cụ, hãy đảm bảo chúng khớp nhau giữa điện thoại, máy tính và các công cụ giấy.
Luôn có hệ thống sao lưu.
Các chuyên gia quản lý thời gian khuyên bạn nên sử dụng công cụ lập kế hoạch cá nhân để cải thiện năng suất làm việc.
Sắp xếp gọn gàng
Sự bừa bộn dẫn đến quản lý thời gian kém hiệu quả. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự lộn xộn có tác động tiêu cực mạnh đến cảm giác hạnh phúc (Roster, 2016). Để cải thiện quản lý thời gian, hãy bắt đầu bằng việc sắp xếp lại mọi thứ.
Chuẩn bị ba hộp (hoặc ba góc trong một phòng) được dán nhãn “Giữ lại”, “Cho đi”, và “Vứt bỏ”. Phân loại đồ đạc vào các hộp này. Những đồ trong hộp “Vứt bỏ” thì hãy bỏ đi. Hộp “Cho đi” có thể bao gồm những món bạn muốn bán, tặng hoặc loại bỏ.
Bước tiếp theo là cải thiện thời gian bạn dành cho việc xử lý thông tin. Ví dụ, email có thể ngốn nhiều thời gian trong ngày của bạn. Để tránh lãng phí thời gian, hãy triển khai hệ thống tổ chức email giúp bạn xử lý thông tin trong từng email một cách hiệu quả nhất. Sử dụng thư mục, cờ đánh dấu, hoặc hệ thống mã màu để theo dõi công việc.
Lập lịch phù hợp
Lập lịch không chỉ đơn giản là ghi lại những việc cần làm (ví dụ: các cuộc họp và cuộc hẹn). Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian cho những việc bạn muốn làm. Để lập lịch hiệu quả, bạn cần hiểu rõ bản thân mình. Bản ghi thời gian của bạn sẽ giúp xác định những thời điểm bạn làm việc năng suất nhất và tỉnh táo nhất. Hãy lên kế hoạch cho những công việc khó khăn nhất vào thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất. Ưu tiên dành thời gian cho các hoạt động quan trọng và bảo vệ thời gian đó khỏi các sự gián đoạn.
Hãy sắp xếp các công việc nhỏ như viết email, lập danh sách mua sắm, đọc sách, xem webinar hoặc nghe podcast vào những lúc như đang di chuyển dài hoặc chờ đợi cuộc gọi hay cuộc hẹn. Tận dụng tối đa thời gian mà lẽ ra có thể bị lãng phí. Tránh các hoạt động không hiệu quả như chơi game hoặc lướt mạng xã hội. Giới hạn thời gian lập lịch vào khoảng ba phần tư ngày của bạn để dành không gian cho các hoạt động sáng tạo như lập kế hoạch, mơ mộng và suy nghĩ.
>>> Tìm hiểu thêm: 8 MẸO ĐỂ LÀM VIỆC TẠI NHÀ HIỆU QUẢ
Ngưng trì hoãn
Mọi người thường trì hoãn các nhiệm vụ vì nhiều lý do khác nhau, có thể vì nhiệm vụ đó có vẻ quá sức hoặc không thú vị. Một câu nói nổi tiếng thường được cho là của Mark Twain: “Nếu công việc của bạn hôm nay là ăn một con ếch, tốt nhất là làm ngay từ sáng sớm. Và nếu bạn phải ăn hai con ếch, hãy ăn con to nhất trước.” Những nhiệm vụ không dễ mà chúng ta trì hoãn thường là những “con ếch lớn”. Hãy hoàn thành những nhiệm vụ này đầu tiên trong ngày để giải quyết chúng sớm nhất có thể.
Một cách khác là “lăn quả cầu tuyết”, tức là chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ hơn, hoàn thành các nhiệm vụ chuẩn bị và dần dần hoàn tất nhiệm vụ chính. Dù bạn chọn phương pháp “ăn con ếch to trước” hay “lăn quả cầu tuyết”, hãy cố gắng thiết lập hệ thống khen thưởng cho bản thân khi hoàn thành nhiệm vụ để duy trì động lực.
Quản lý những thứ gây lãng phí thời gian
Giảm thiểu hoặc loại bỏ thời gian lãng phí vào những hoạt động không cần thiết bằng cách áp dụng một số mẹo đơn giản sau:
Thiết bị cầm tay
Tận dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản, như ghi âm cuộc gọi hoặc viết email và tin nhắn khi đang di chuyển.
Tránh những cuộc trò chuyện nhỏ không cần thiết, hãy tập trung vào mục tiêu chính.
Thực hiện ngay các hành động cần thiết sau khi kết thúc cuộc gọi.
Đặt giới hạn thời gian sử dụng thiết bị và thường xuyên theo dõi tình trạng kỹ thuật số của bạn.
Dành thời gian nghỉ ngơi khỏi các thiết bị điện tử.
Dành một khoảng thời gian cụ thể để xem và trả lời email, nhưng đừng để chúng tích lũy đến mức trở nên quá tải.
Tắt thông báo cho email.
Xử lý mỗi email chỉ một lần nếu có thể.
Xóa ngay hoặc hủy đăng ký khỏi các email rác.
Cập nhật và sắp xếp danh bạ email thường xuyên.
Sử dụng các phím tắt tích hợp sẵn để phân loại email.
Cuộc họp trực tiếp và trực tuyến
Biết trước mục đích của cuộc họp.
Đến sớm.
Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ.
Chuẩn bị một chương trình họp và tuân theo nó. Sử dụng chương trình có thời gian nếu cần thiết.
Không tổ chức cuộc họp trừ khi thật sự cần thiết và có mục đích hoặc chương trình cụ thể.
Sử dụng phần mềm ghi âm hoặc chỉ định một người ghi chép.
Không tổ chức cuộc họp trừ khi thật sự cần thiết và có mục đích hoặc chương trình cục thể.
Tránh làm nhiều việc cùng một lúc
Các nghiên cứu tâm lý đã chỉ ra rằng làm nhiều việc cùng một lúc không những không tiết kiệm thời gian mà còn làm mất nhiều thời gian hơn. Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau dẫn đến mất tập trung và giảm hiệu suất công việc (Rubinsteim, Meyer, và Evans, 2001).
Thói quen làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến bạn khó tập trung và duy trì sự chú ý. Hãy cố gắng tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất bằng cách giữ cho khu vực làm việc của bạn không bị phân tán, bao gồm cả việc tắt thông báo trên các thiết bị của bạn và dành thời gian riêng cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Giữ gìn sức khỏe
Việc chăm sóc bản thân là một khoản đầu tư quan trọng về thời gian. Lên lịch dành thời gian để thư giãn hoặc không làm gì cả sẽ giúp bạn phục hồi thể chất và tinh thần, từ đó giúp hoàn thành các công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Hãy theo dõi thời gian sử dụng màn hình của bạn như một phần của sức khỏe kỹ thuật số, đặt ra các giới hạn để giữ cho bản thân khỏe mạnh. Một nghiên cứu do Google thực hiện cho thấy bốn trên năm người tham gia nghiên cứu đã cải thiện sức khỏe kỹ thuật số của mình và tin rằng điều này đã tác động tích cực đến sức khỏe tổng thể của họ (Google, 2019).
Để cải thiện sức khỏe kỹ thuật số, bạn có thể đặt giới hạn thời gian hoặc sử dụng các phần mềm tích hợp sẵn trên các thiết bị điện tử như điện thoại và máy tính bảng để duy trì sức khỏe kỹ thuật số. Sử dụng bộ lọc ánh sáng xanh và chế độ thang xám cũng có thể giúp bạn cải thiện sức khỏe kỹ thuật số. Hãy đặt ra thời gian tắt các thiết bị kỹ thuật số mỗi đêm để cho tâm trí bạn có thời gian thư giãn; điều này cũng có thể cải thiện lịch trình giấc ngủ của bạn.
Kết luận
Dù bạn áp dụng chiến lược quản lý thời gian nào, hãy dành thời gian để đánh giá xem chúng có thực sự hiệu quả với bạn hay không.
Bạn có duy trì được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống gia đình?
Bạn có hoàn thành được những nhiệm vụ quan trọng nhất trong cuộc sống của mình?
Bạn có đầu tư đủ thời gian cho sức khỏe và hạnh phúc cá nhân của mình không?
Nếu câu trả lời là “không” cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, hãy xem xét lại các chiến lược quản lý thời gian của mình và điều chỉnh chúng sao cho phù hợp hơn. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ mang lại hạnh phúc cá nhân, giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn trong công việc và cuộc sống, mà còn tạo nên một tương lai đầy hứa hẹn và thỏa mãn hơn.
243642719.png "TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH")
